越來越多人想在家工作！遠距溝通成企業必修課題
文：Miss Wendy 溫蒂小姐
原文標題：疫情下遠距工作 – 對公司的影響 & 對主管的挑戰
重點閱讀：
新冠肺炎疫情帶來的其中一個明顯且會持續的改變，就是員工希望可以有更多時間在家上班。提供彈性上班時間不失為疫情過後公司留才的一種有效方式。
遠距工作對公司有什麼好處？隨之而來，主管將面臨何種新挑戰？遠距團隊要如何保持良好溝通？看完本文你或許會有些啟發。
今年（2020年）因為 COVID-19 的疫情，促使許多公司採用了遠距工作（telecommuting）的模式，而這一年來對公司造成了哪些影響？主管又應該要怎麼因應這些改變呢？
其中一個明顯且會持續的改變，就是員工希望將來可以有更多時間在家上班。
美國 Glassdoor 網站的報告發現：減少通勤會提升員工的健康和士氣，有 70% 的員工喜歡將一週分為去公司上班和在家上班的這種混合模式；26% 的員工希望完全在家上班；只有 4% 的員工希望完全回到公司上班。
PwC 的調查也發現，有 83% 的員工未來至少一周可以有一天在家工作，且有 55% 的企業預估疫情過後有過半的員工會這樣做。
提供彈性上班時間不失為疫情過後公司留才（特別是對有照顧小孩或其他家庭照顧責任需求的員工）的一種有效方式。
- Source: Bartleby How the pandemic is forcing managers to work harder
遠距工作對公司的好處
除了能幫公司節省辦公空間的需求，遠距工作還有其他能替公司省錢的地方。遠距工作者不需要再住在房租較貴的大城市，如果他們住在便宜一點的城市或郊區，公司相對就不必付那麼多錢給他們了。
Glassdoor 預估那些離開舊金山的軟體工程師可能會面臨 21~25% 的減薪；離開紐約的可能減薪 10~12%。畢竟這些遠距工作的員工實際上是在與全球的潛在員工競爭，所以他們是處在談判的下風處。
美國管理顧問公司 Boston Consulting Group（BCG）的報告更指出，這次 COVID-19 疫情增加了企業與自由工作者（freelancer）合作的意願度。
在過去，許多主管會顧慮與外部廠商的合作會有一些法律相關問題，但這個疫情迫使企業快速調整他們的商業模式，當一些全職員工必須被裁員時，企業反而增加與許多優秀自由工作者的合作機會。透過這樣更彈性的人才招募模式，企業找出可以加速公司的運作，更快因應策略走向的一條路。
遠距工作對主管的挑戰
儘管遠距工作者（包含與企業合作的自由工作者）對企業來說有上述的優點，對主管而言還是帶來了一些挑戰。
英國管理機構 Chartered Management Institute（CMI）的調查強調了「有效的溝通」和「關心員工的健康」對一個好的管理的重要性。同時還發現一個有趣的觀點差異：將近 50% 的高階主管認為在疫情期間，他們的決策過程有更加採納員工的意見，雙方有良好的溝通；但是只有 27% 的員工同意此說法。
雖然主管都很擔心遠距工作會讓員工容易偷懶，但這可能是因為主管並沒有花時間去關心員工所造成的想法。主管把大部分時間都花在視訊會議上，而沒有花足夠時間在與下屬直接溝通，並關注每位員工的個別需求。
在這個遠距工作的環境下，主管必須調整他們的管理行為，沒辦法再用過去的「走動式管理（management by walking around）」，在員工座位旁遊蕩來觀察他們的工作狀況，而是需要透過直接打電話或視訊來直接溝通。
- Source: Bartleby How the pandemic is forcing managers to work harder
如何與遠距團隊保持良好溝通？
- 安排「叢發性」溝通（Bursty Communication）的時間
「叢發性」溝通模式是指快速溝通並交換意見，研究指出這種方式可以提升 24% 的團隊績效表現。
遠距團隊要安排一個特定的時間，請每個成員都在線上，透過同步使用聊天軟體、視訊或e-mail做團隊的溝通。當每個團隊成員都知道其他人會即時對回應自己時，會增加團隊生產力和向心力。
安排這樣的溝通模式和時間，對於跨時區或不同工作時間的遠距團隊更為重要。因為這種溝通模式並沒有既定議程，所以每次會議的叢發程度不盡相同，但主要目標都是快速交換想法和意見，並讓遠距團隊的成員工作在同個步調上。
- 釐清溝通的情緒意涵
模糊的數位溝通常讓接收者花不必要的時間精力來判斷文字背後的情緒意涵，尤其因為缺少臉部表情和聲調而容易產生更多誤解。當一段訊息的意圖不明顯時，人們會傾向往負面的偏見和最壞的方向去想。有兩種方法可以幫助釐清溝通時的情緒意涵：
- 使用表情貼圖 emoji：貼圖還可以幫忙縮短代溝，增進關係。
- 使用更多敘述性文字：如果只回覆一個字「好」，可以有很多種不同的詮釋方式，例如冷漠、以退為進、順從或贊同。但是加上更多敘述例如「好，我很樂意今天下午去拜訪那位客戶」，「樂意」兩字便很有效地消除了情緒模糊地帶，並釐清了情緒意涵。
- 只用聲音來溝通
遠距工作時常常會想用視訊來互動，但是有研究指出只用聲音來溝通的模式會提升同理準確度（準確閱讀出其他人的情緒）。當缺少了視覺信號，人們會更專注在對話內容和說話的音調。
另外，把視訊鏡頭關掉，可以讓內向者更加專注投入在會議中，因為他們對於持續的眼神接觸和其他視覺刺激感覺較敏感，容易因此感到筋疲力盡。
視訊溝通是與他人建立信任的有效方式，但是如果已經建立起信任關係，可以考慮只用聲音來溝通就好了。
- Source: Ryan Jenkins How to Improve Communication With Your Remote Team
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