這些百人企業不選擇「雲端人資系統」的五個致命原因！沒思考清楚，小心一換再換
近年來 SaaS 服務興起，選擇雲端版的企業系統已成為企業的選項之一。但雲端系統真的適合每一家企業嗎？在地大廠—鴻海、台泥，準備上櫃的中小企業為什麼不選雲端版的人資系統管理員工呢？
文／104人資學院
近幾年，以雲端為基礎的 SaaS (軟體即服務) 訂閱制系統成為新的風潮，人資系統也不例外。然而，直至現在，雲端版人資系統大多還是以服務「中小企業」為主，「中大型企業」如太古汽車集團、安永會計事務所、遠見天下文化、日勝生等超過百人的企業仍是選擇「地端」的版本，為什麼呢？
我們訪問了同時擁有地端版本（104 eHRMS）、以及雲端版本（104 企業大師）的 104 集團系統顧問 Serina，他針對百人規模的中大型企業提出了下列五點導入人資系統前必須思考的方向：
1. 是否能保存重要人事資料、即時更新系統，避免觸犯勞基法？
中大型企業一直以來都是投資者、勞動部的關注焦點，不論是薪酬、加班、出勤制度，是否合乎法規均會被放大檢視。
其中，在勞動法規中「人事資料的備存」是重要但又容易被忽視的一項。從勞工名卡（員工檔案）、工資清冊、到出勤紀錄，都至少需要備存 5 年，否則不但被處以罰鍰、還會傷了公司信譽。
地端版本因爲是建置在公司本身的伺服器，在資料的保存、下載都較完善；反觀雲端系統，因為商業上的考量，廠商大多不願提供全資料匯出的功能，當人數一多，單次下載實在不方便。
2. 系統是否能負荷處理大量結薪、結出勤作業？
「有客戶跟我反應之前在使用雲端系統時，因為發薪日都卡在同一天，匯出發薪資料、寄發薪資單等，系統會有長時間的延遲，這是他們後來更換為地端版本的主要原因」Serina 和我們分享他的拜訪經驗。
結薪作業可以說是人資最重要的工作之一，沒有人會通融公司晚發薪水！因此，建議員工數超過 100 人的企業，在導入雲端系統前，一定要將這件事納入考量。
另一個值得注意的是雲端系統並沒辦法支援各類型銀行的薪轉格式，抑或是串接，導致發薪的資料匯出後還需不斷的調整。這方面地端版本則有比較大的優勢，為企業客製常用銀行的薪資轉帳格式。
3. 組織結構複雜，系統是否能應付不同出勤打卡方式？
當你的規模越龐大、組織的結構越複雜，不太可能用同一種方式管理全部的員工。
許多雲端系統為了顧及資安，不開放 API 或是只接受單一廠商的串接，因此只能透過人工方式彙整；反觀地端版本則較能實現系統的整合。以 104 eHRMS 為例，就開放 ERP/ POS 機、門禁、卡鐘等出勤資料拋轉，並且能設定參數、時間、抓取特定的出勤資料，實現一站彙整多管道的出勤資料。
4. 是否還需要添購其他系統，進行教育訓練、人才管理？
完整的人資系統包含「人事管理」與「人力發展」兩個面向，前者包含員工基本資料建置、出勤紀錄、薪資計算管理；後者則偏向教育訓練、績效考核等人才發展、培訓領域。
雲端系統大多僅專注於「人事管理」的範疇，而地端版本通常會延伸至「人力發展」，並提供多元的模組進行選擇。
考慮到未來企業會需要內訓的資源整合、系統性地績效評估，建議中大型企業在評估軟體時，應把功能的完整性納入考量。
5. 長期而言，是否節省公司成本？
在計費方面，雲端系統大多是訂閱制以「人頭數」作為計算；而市面上的地端版本大多採買斷性質（ 一次性的建置費用 ） ，或是租賃收費。
以 100 人的企業來看，假設雲端費用為每人每月 100 元（參考市面上功能較完整的雲端軟體費用），一年便需花費 12 萬，五年就需支出 60 萬，已超過買斷版本的建制費用 50 萬（參考 104 HR 買斷版系統收費） 。又如果企業有人資發展計畫，擴編 100人，並且導入業界的績效系統後，第三年早已經超過 104 eHRMS 系統收費。
因此，我們建議除了中大型企業優先選擇買斷系統外，當企業人數到達 80 人後，如果有擴編計畫的成長型中小企業，選擇系統時應該考量到未來的隱藏成本，否則實際支出的金額可能比你想像中的更高。
「以我們 16 年的服務經驗，會建議 100 人以上的企業在導入系統時優先選擇地端版本。一方面建置在組織內部機房，能享有管理所有權、滿足中大型企業對於資安的要求；另一方面，能透過模組、客製化，滿足不同產業的差異、以及擴增未來的需求；長期成本攤提下來也相較便宜。」
「我們 104 eHRMS 系統（地端版）就是為了中大型企業所設計，除了有專門顧問團隊全程協助、到府教育訓練；也有多達 10 種模組功能可供選擇，例如福利制度的管理、簽核流程等，還有像排班的功能，能滿足排班產業的需求；另外也有手機版本，介面簡單容易上手，能隨時切換工作模式。」
最後 Serina 也建議正在研究 104 人資系統的企業：「因為人資系統需要了解的細節實在太多了，與其自己摸索，不如直接聯繫我們，先聽完再評估是不是符合所需。」
不論是對於雲端、地端版的差異有更多疑問，或是想下載 104 eHRM 簡介、了解深入的資訊，歡迎點入連結和顧問聯繫：https://104ha.com/預約專員估價
