遠距工作趨勢下，從四面向做好人資管理

原文標題：怎麼制定遠距工作 – 在家上班政策？

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在遠距工作趨勢下，企業HR與其花太多心思管理員工的生產力，不如保持彈性與信任，協助員工可以用全新的方式完成工作，包括出勤管理、溝通方式，以及績效評估，應該都要重新制定相對應的政策和方針。

為了因應新冠病毒（COVID-19），許多公司第一次嘗試讓員工遠距工作（Remote-work）或在家上班（work from home, WFH），如果還是以舊有的政策來因應這個前所未有的情況是不行的，HR需要重新制定相對應的政策和方針。

公司在面對許多從來沒有遠距工作過的員工與主管的情況下，與其拿政策來管理生產力，更重要的是要設定指導方針和規範，使同仁以全新的方式來管理及工作。

遠距工作政策的規範應著重在「結果」，而不在「流程」。意思是主管應要求員工達成目標，但是怎麼完成或是何時完成則可以保留彈性。

如果你不確定所訂的政策是否適當，那就看看是否政策是以保留彈性和信任為中心思想，而不是為了評量和監控員工。如果員工感到不被信任，日後反而會對公司造成更大的傷害。尤其在現在這個疫情快速變化的情勢下，公司更要透過保留彈性的政策來因應。除此之外，遠距工作政策還包含幾項要素：

公司應先定義哪些人試用遠距工作政策，因為有些工作還是有必要到公司才能做。此外，公司還需決定此政策是否僅適用於此次新冠病毒相關防疫期間，並且公司應保留隨時終止此政策的權利。

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評量遠距工作員工的工作表現應該以工作產出（work output）及目標達成率為主，而不是用完成時間來評量。

主管與員工間的溝通應該某程度上在政策中有所定義，包含對時間方便性、回應程度和溝通工具的使用等。主管不須要求員工要像在公司一樣的專業程度來參加公司線上會議，而是盡量以合適的方式即可。雖然目前台灣的學校還未停課，但也難免在家中會有其他家人、寵物或突發狀況，公司應合理地體諒。

最常見的法律爭議就是工作時間和加班費。根據《勞工在事業場所外工作時間指導原則》規定，工作時間應由勞雇雙方事先約定並依約履行，實際出勤情形，可由勞工自行記錄，並透過勞雇雙方約定方式回報雇主。

勞動部表示，勞工在家或遠距辦公的工時記載或出勤紀錄不限於公司的簽到簿或出勤卡，可以使用電腦資訊或電子通信設備協助記載出勤紀錄，例如線上打卡，或是App、電話、手機打卡、網路回報、客戶簽單、通訊軟體，只要是可供稽核的出勤紀錄工具都可。

關於加班的部分，勞動部表示，即使在家或遠距辦公，若正常工時結束後，雇主繼續交辦工作，還是可以申請加班，勞工可在完成工作後，將時間回報雇主，雇主就應根據回報時間給付加班費。

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公司必須清楚所要提供的遠距設備和資源，如筆電、視訊設備和軟體、辦公用品、電話、居家辦公室改裝、高速wifi網路等。至於費用是公司或員工負擔都可以由公司決定適當的方式，重要是要在政策中明確定義，讓大家都有清楚的依據。

公司也須定義出會提供哪些技術支援給遠距工作的員工，以及制定出員工遇到技術困難時該採取哪些步驟。