缺工時代下，如何有效編列年度訓練預算？把錢花在刀口上？
面臨AI浪潮與缺工趨勢下，企業在規劃明年度預算時，必須特別關注如何有效利用教育訓練預算。首先，要緊密配合企業和各部門的需求，明確設定培訓的重點，以應對快速變化的環境，動態培養員工的新技能。其次，必須明確連結預算投入與目標，像是為了提升員工留任和打造外部吸引力，利用這些目標引導預算的投入，確保每一筆花費都能夠產生具體的效益。
每年到了Q4，又到了要規劃明年度預算的時間點，針對公司的訓練預算該如何有效來編列，對於人資要能夠更精準來執行明年的訓練活動，相信是必要的學習課題。編列預算前，要思考一下如何將預算花在刀口上，不論預算金額有多少，能讓此預算發揮更大的效益，有以下的兩點建議:
一、配合企業及部門所需，思考訓練資源投入重點
- 配合企業所需
思考要如何從組織的觀點，來連結可能的方向，面對AI浪潮使得產業環境變化更加快速，企業都在轉型的過程中，需要更動態來學習新的技能，若有明確的策略目標來做更具體的思考，再從中來將預算做投入與評估。 - 配合部門所需
思考如何從部門的觀點，從實際不同的工作所需，更明確將預算花在對部門實務工作更具焦的項目，更具體說明原因及評估效益，來思考要如何能取得合理的預算，讓此預算對部門產生更直接的幫助。
二、讓人資預算投入，能連結明確目標來產生具體價值
- 參考目標(1):安內-提升員工留任力
從留才的角度來思考，如何將預算能夠更具體連結留才的指標，可從如何降低離職率，或更具體提升組織關鍵人才留任率等面向，來思考在投入預算的同時，能連結提升員工留任力的目標，在從中將此預算來對應到具體的方案，再思考相關的留才配套，來做整體規劃。 - 參考目標(2):壤外-打造外部吸引力
以選才的角度來思考，如何在缺工的時代下，能提升招募吸引力及找到對的人才，除了思考雇主品牌的角度外，如何建構找到適合組織人才的標準，對應不同的職務或目的，能夠吸引到組織我需要的人才，才能更精準來展開招募人才的行銷配套活動。
過去筆者在企業擔任訓練主管時，經歷過不同規模的組織，有不同的流程及方式來編列訓練預算，都有發生不同問題，主要可分為下兩種狀況：
一、由上而下來編列預算預算
此狀況通常為公司由財務端會依據一定的原則，來編列固定比例的金額分配到各單位，通常可能由公司預估獲利提撥比例，或是由部門人數來預估合理的訓練預算，來分配到每個單位，並會做預算的管控與檢核。
在最終的結果可能會發生分配不均的狀況，有些單位需要更高的預算，有些單位甚至都沒有花到分配的預算，最終檢視各單位訓練預算，有不小的差異，造成訓練預算無法有效來分配，無法真的產生訓練成效。
二、由下而上來編列訓練預算
此狀況通常是由先調查各單位的訓練需求，由各單位依據部門實際需求，提出想要學習的訓練項目，人資單位可能會提供制式表單來調查，或由需求單位依據實際項目提出規劃，再彙整各單位的需求後來作為評估。
在最終的結果可能會發生的是，遇到不同單位提出的需求及所需預算落差很大，提出來的項目最終因為各種考量，可能不見得會被核准或遭到刪減，甚至無疾而終，造成花了時間調查，只為了編列預算，難以滿足實際需求。
以上兩種狀況都是在有一定組織規模的企業，有明確的訓練預算編列制度下會發生的狀況，若遇到以上兩種狀況，該怎麼辦呢？但相信有不少人資同仁目前任職的公司並沒有明確的訓練預算編列制度，還沒有經歷以上的狀況，但也希望能更了解如何提升在訓練預算編列的專業，讓自己在人資領域能更提加提升。針對要如何來做年度訓練預算編列，提出以下建議做為參考：
1. 從組織資源之投入(Input)來思考
結合公司今年度的財務狀況，或是過去訓練預算投入的相關數據，例如：以單位訓練總預算、人均訓練預算等指標；在編列預算時，能有一定的標準作為基礎，避免一開始提出的需求，會明顯高於過去水準或是超過組織所能負擔的預算，先試著思考如何讓明確且必要發生的訓練規劃，先符合組織訓練資源投入，再來評估是否有空間可以增加新的訓練需求編列。
2. 從需求評估之流程(Process)來思考
針對金額較高或是新的訓練需求項目，在評估訓練需求及預算時，能更具體思考成本效益分析，雖然離要發生的時間點可能還有一段時間，但在評估預算的同時，能有邏輯地將培訓人數及單位成本做思考，並試著評估此訓練的必要性與效益，配合公司的流程，讓各單位主管能和人資及財務單位，可透過必要討論取得共識，避免只是形式上的填表。
3. 從訓練目的之成果(Output)來思考
編列的預算高低是否合理，最重要的是能夠與訓練目的之成果有明確的連結，要能有更明確的訓練目的，可思考與職能來做結合，建議如下:
(1) 盤整明確需要培養的職能項目
提出訓練規劃的項目時，能夠對應清楚要發展的職能，以職能導向的方式來發展訓練規劃，並能清楚依據組織或單位明確的需求，進行預算編列的思考，讓預算能與明確的職能訓練規劃做結合，提升有具體成果的可能性。
(2) 思考此職能項目要發展的方式
能依據職能來發展訓練，除了從工作任務中思考明確要培養的硬實力，以及可從冰山下來思考要培養的軟實力，人資可先思考組織層面的核心職能，及主管所需要的管理職能，統籌來規劃必要的訓練項目及預算，各單位可思考要發展的專業職能項目，來確認要發展的重點訓練項目。
(3) 對應明確的訓練規劃與預算編列
透過分析職能落差，或是藉由盤整多數人所需要的職能項目，來思考優先要安排的職能訓練為何，再針對較重要的職務來思考個別化的職能發展需求，進而擬訂明確的訓練項目，並對應可能的訓練時程，思考訓練的目的和成果為何?來進行初步的評估，更具體來編列合理的預算。
藉由組織資源之投入(Input)、需求評估之流程(Process)及訓練目的之成果(Output)三個階段，能夠有清楚的邏輯與架構，結合職能的導入發展，期許能幫助HR在編列訓練預算時，有更具體的思考，讓訓練預算能花在刀口上！
本文作者李冠輝最新線上課程！非人資主管也要懂的人才管理術＞＞
