HR 職涯再上一層樓？參與公司 IPO，獲取成為「策略人資」的關鍵經驗！
一間公司若要成為上市櫃企業，需經歷 IPO 公開發行，而這時候企業需建立完整的「內稽內控制度」才符合規範。身為管理企業人事的 HR，通常會參與內控辦法、薪工循環相關作業流程，又或是和 IT 人員共同檢視人資系統的保密、資安防護等，這些難得可貴的經驗，在人資職涯上更是格外加分！
文／104人資學院
去年開始疫情穩定後，有許多企業紛紛投入 IPO 熱潮，不管是興櫃股王的綠界科技，或是等待掛牌的台灣虎航，申請轉上市的北極星藥業 KY 等。然而在企業準備 IPO，除了財務單位需要投入大量心力外，原來人資單位也要參與其中，而 HR 在這階段又擔任什麼角色呢？
我們訪問了曾經參與公司 IPO 過程的資深 HR，他將告訴我們在經歷 IPO 過程後，對人資職涯上的發展產生了哪些變化？具體來說，公司人資要負責哪些工作？
參與 IPO 專案，讓 HR 的經驗值加倍
一畢業就到一間規模約兩百人的資訊公司擔任 HR 的溫蒂，在職期間輪調參與選、育、用、留等各類專案，也因此在公司準備要進行 IPO 時，被指定為人資單位的負責窗口，協調與定義人資各個功能的流程、對應文件、核決權限。「制度文件化、以決策者角度檢視工作流程、跨部門溝通與協調，綜合來說經歷 IPO 的專案後，我的這三項能力有著明顯的進步」HR 溫蒂表示。
IPO 專案最可貴經驗即是必須跳脫基層的角色，站在比較高的角度來檢視現有的工作流程，並提出解決策略，這些經驗是以往 HR 作業中不容易接觸到的。而經過 IPO 後累積下的工作能力，在轉換到其他間公司時，增強了適應能力，例如短時間熟悉不同部門、不同產業的管理制度、快速上手規模龐大且複雜度高的新工作，也因此有參與 IPO 專案的 HR，更有機會到中大型企業、上市櫃公司面試。
公司若要上市櫃，人資要做哪些事情？
通常公司 IPO 時會由證券商、會計師輔導相關流程，請各單位指派人力擔任窗口，配合會計師的要求提供相關文件、規章。在這之中，擔任 HR 單位窗口的我，負責了哪些工作呢？
1. 建立公司內部作業制度
公司為了符合完整的內稽內控流程，我必須先了解公司內部人資各功能的運作方式、各項作業流程與所需的文件，並藉此完成人資制度的建立。若現有並不是最佳方式，也要提出改善方案。我認為若是有各類人資 function 的經驗是最好的，更能快速與各單位溝通、梳理現有作業方式、思考流程是否合理，如何改善才能增加效率、符合稽核規範。
2. 定義核決權限
在薪工循環作業中，最重要的即是「權限」的控管與掌握。為了定義必要與非必要的核決權限，我有許多機會與跨單位高階主管溝通各作業流程的核決權限，例如：薪資核發須簽核到哪一層級、請假、加班的簽核流程、招募要補人時需要由誰核准等。
我建議與跨單位主管溝通時，必須說明清楚流程改變的原因，可以從稽核規範、公司組織層級、文化等面向切入說明，或是參考業界上市櫃公司的做法。如果原先有企業系統輔助核決，更是需要注意現有系統是否能配合新政策，客製更多元的簽核設定。
3. 制訂流程文件
經過 1、2 的作業後，還會需要把流程、制度定義清楚，讓公司宣達、管理更一致。為了把流程文件化，我的做法是先畫下流程圖、對應文件與權責單位，並針對現有的流程提出改善方法。這個過程的複雜點是會遇到許多跨部門的溝通，定義流程與權責時各部門會站在自己部門的立場思考，需要大量的協調與談判。若遇到問題或權責無法裁決的狀況，則需協調高階主管出面進行決策。流程文件定案後，還需要經董事會審核，才會佈達到各單位成執行。
我的建議，此階段如遇到系統作業問題，建議可以請教系統商過往的做法是什麼；如尚未導入系統，但需要透過系統做下一步的管理，建議一開始就選擇有內稽、外稽資安控管嚴格的廠商，往後定期稽核時能更順利過關。
4. 導入獨立系統以建立內稽內控制度
由於稽核規定，透過紙本管理並不符合規範。若公司未使用系統而是使用紙本管理，建議可找尋具有跨系統整合能力的系統商，讓連動管理更容易，資料異動會留下紀錄，避免紙本管理下的人為疏失，達到管理透明化進而達到內稽與內控要求。
並且我想提醒企業 HR，如果挑選一個並不好用的系統，未來的痛苦的必定還是自己和員工。我認為此階段挑選系統時，還是要留意產品是否能支持企業未來五年的規劃，例如：當公司人數會不斷增長，系統是否可持續支援？未來是否可以整合 ERP、BPM、文管、EIP、知識管理等企業核心系統等，以免為了 IPO 導入一個並不好用、管理麻煩的系統，未來也無法說換就換。
5. 設置薪酬委員會
一般來說要上市櫃、興櫃的公司，必須指派具備金融、法務、會計等背景的人，組成為薪酬委員會的成員。雖然成立薪酬委員會屬於 HR 單位的權責之一，不過主要還是由董事會、高階主管、人資主管定義章程、成員與運作方式等，詳細規則可以直接參考金管會規定。
要 IPO 順利？證券商、HR 夥伴、系統廠商資源要善用
整體來說 HR 在 IPO 的工作可以分為「梳理制度」、「訂定完整人事章程」、「人事系統需符合內稽內控規範」。而在這個過程人資常常面臨到跨部門難以溝通、系統無法符合需求、眾多流程需要文件化的待辦事項等著你處理。我認為可以多多運用身邊的人脈資源：證券商、會計師窗口諮詢、詢問已成功上市櫃同業 HR 做法、詢問曾有協助 IPO 企業導入系統的廠商。人資無法獨力完成的事項，我建議不要埋著頭自己找答案，詢問有經驗的團隊是最有效率的做法。
尤其在 IPO 的過程中，我們可以發現透過導入系統可以讓企業有完整的內稽內控制度，但在 IPO 的期間又有非常多跨部門作業需要處理，如果企業有上市櫃的規劃，我們認為系統導入這件事可以優先處理，IPO 期間只需要將系統微調成符合法規的版本。
而在挑選系統廠商時，我建議可以選擇有資深人資團隊背景的系統商，一來是這類型的廠商比較多機會碰觸到上市櫃的客戶，再來是除了系統經驗外，也能輔導企業人事制度梳理、協助改善簽核權限作業流程等管理議題。例如 在台灣知名的人力資源專業品牌：104 就是一個可以優先考慮的廠商。
104 在人資領域深耕多年，擁有適合中大型企業的人力資源系統，不僅符合上市櫃公司系統需求，收費不採人頭數，系統架構為單一管理平台 (除了 HRM 外，另有 HRD、Portal 等人資管理模組)，不用擔心日後公司擴編而要轉換系統的問題；若公司是有母子公司皆準備上市櫃也可適用（支援多統編與大陸計薪）。
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